• Sumiko Glenn

ビジネス関係の出張費用について

今回は、ビジネス関係の出張費用に関して、お話したいと思います。


ビジネス関係の出張費用ですが、航空運賃、宿泊代、タクシー代、電車バスなどの公共交通運賃、食費など、積みあがるとけっこうな出費になりますね。ビジネスで出張される方の中には、このような費用を所得税申告の際に控除(deduction)できる場合があります。


はじめに断っておきますが、ビジネス関係の出張費用は、被雇用者・社員 (W2 Employee) として仕事をしている場合には、被雇用者の個人所得税申告書上で控除する事は、現時点ではできません。数年前に税法が変更となり、それまでSchedule A (項目別控除)のMiscellaneous Expense (諸経費) として一部控除できた経費も、控除できなくなりました。 ですからビジネス関係の出張費用控除は、会社が社員に代わって直接支払うか、社員に払い戻しをする (reimburse) という形式で、会社の経費として控除とするか、或いは小規模ビジネス・オーナーが、経費として個人所得税申告書 (1040) 上のSchedule C (Profit or Loss from Business) に載せるか, 1120 (法人税), 1120-S (小規模法人税), 1065 (パートナーシップ) などのビジネス申告を通して控除する報告するものに限られています。


下記に、ビジネス出張族の方々が知っておくべき、出張費用と控除についてまとめてみました。


• ビジネス出張控除は、被雇用者(Employee)が、通常働いている主要な仕事現場から、仕事上の理由により出張しなければならない場合に適用されます。お仕事の関係上、いろいろな場所で働かれている方や、働いている会社の所在地と家族と居住している州が違う、などの方は、こちらのTax Homeに関するリンクをご参照ください。


https://www.irs.gov/publications/p463#en_US_2021_publink100033754



• 出張期間は、実質上、通常の業務時間より長く、それゆえに出張先での業務遂行に睡眠や休息が必要になる、という状況でなければなりません。例えば、業務が3時間ほどで終わるのに、一泊の出張にするのはだめ、ということです。しかし仕事先に日帰りで行けない場合には、業務時間が少なくとも、出張経費として計上する事ができます。


• 出張費用は、常識の範囲内、かつ必須の費用でなければなりません。例えば、ものすごく贅沢なホテルに泊まっていたり、ビジネス上必要もないのに、個人的な理由で目的地を増やしたり、などしてはだめ、ということです。


• コンベンションへの参加も、その参加がビジネスにとって利益のあるものであった場合には、控除の対象となります。北米以外で開催されているコンベンションへの参加、国外へのビジネス出張費用に対しては、特別な規則がありますので、詳細はこちらのリンクをご参照ください。


https://www.irs.gov/publications/p463#en_US_2021_publink100033845



出張費用控除の対象になる費用


• 自宅と出張先間の移動に使用した飛行機、電車、バス、車の費用。

• 空港、駅から宿泊ホテル間、宿泊ホテルから出張業務現場間、の移動に使用したタクシーなどの交通費。

• 通常の職場から、サンプルや荷物などを別便で、出張先に郵送しなくてはならなかった場合には、その費用も出張費用控除の対象になります。

• 出張の移動に自己所有の車を使用した場合には、その移動分のマイルを、記録しておいてください。マイル換算 (standard mileage) で、経費控除をすることができます。マイル換算率に関しては、こちらのリンクをご参照ください。

https://www.irs.gov/newsroom/irs-increases-mileage-rate-for-remainder-of-2022 


Standard Mileageですが、2022年度の換算率は、6月30日まで1マイルにつき58.5セント、7月1日からは62.5セント、と年度の途中で変更していますので、2022年度のマイレージは二つに分けて計算する必要があります。注意しましょう。


• ホテル代。食事代。食事は、エンターテイメント性のない、常識的な食事である必要があります。ビジネス経費としての食事代の定義に関する詳細は、こちらのリンクをご参照ください。なお、2022年度のビジネス・ミール代ですが、食事を座ってするような正式なsit-in restaurant(ドライブスルーなどの簡易レストランやスーパーで買ったサンドイッチなどではなく)であった場合には、100%の額を控除する事ができます。


https://www.irs.gov/newsroom/heres-what-businesses-need-to-know-about-the-enhanced-business-meal-deduction

 

• ドライクリーニング、ランドリー代。その他旅行中に必須な物。

• 仕事上の電話代。

• 上記サービス(食事、やタクシーなど)に付随して支払わなくてはならなかったチップ代。


上記のような出張費用が発生した場合には、とにかく、レシートや、チェックの控えなどの明確な書類をきちんと整理して残しておくことが重要です。記録とその証拠が正しくないと、いざ所得税申告をする、という時に利用できなくなってしまいます。証拠を保持した上で、出張経費の合計を計算しておくと便利です。


自営業者(self-employed)の方は、ビジネストラベルの経費を所得税申告のSchedule C ,Form 1040, Profit or Loss From Business, Sole Proprietorship上に計上して、控除することができます。詳細は、こちらのリンクをご参照ください。


https://www.irs.gov/forms-pubs/about-schedule-c-form-1040


農業を経営されている方は、Schedule F, Form 1040, Profit or Loss From Farming上に、ビジネストラベル経費を計上して、控除することができます。詳細は、こちらからお調べください。


https://www.irs.gov/forms-pubs/about-schedule-f-form-1040









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